Kirjanpidon tehtävät

Mihin yritys - tai muu kirjanpitovelvollinen - oikeastaan tarvitsee kirjanpitoa? Paitsi että lainsäädäntö edellyttää kirjanpitovelvollisilta kirjanpitämistä, kirjanpidolle on myös käytännöllisiä syitä.

Kirjanpidolla on kolme perustehtävää: erilläänpitotehtävä, tuloksenlaskutehtävä ja hyväksikäyttötehtävä.

Erilläänpitotehtävällä tarkoitetaan sitä, että kirjanpito erottaa kirjanpidon kohteen liiketapahtumat muiden talousyksiköiden tapahtumista. Kirjanpidossa rekisteröidään talousyksikön ja sitä ympäröivien markkinoiden välisiä liiketapahtumia (menoja, tuloja ja rahoitustapahtumia).

Tuloksenlaskentatehtävän mukaan kirjanpidon avulla selvitetään yrityksen tulos. Oliko toiminta tilikauden aikana kannattavaa vai tappiollista?

Hyväksikäyttötehtävän mukaan kirjanpito muodostaa tietolähteen monenlaisille selvityksille. Kirjanpidon sisältämää tietoa tarvitaan esimerkiksi kustannuslaskennassa, investointilaskelmissa, hinnoittelussa ja budjetoinnissa.

Kirjanpitovelvollisuus

Kirjanpito on yrityksen taloudellisten tapahtumien järjestelmällistä muistiin merkitsemistä. Lainsäädäntö määrää, mitkä tapahtumat kirjanpitoon on merkittävä, miten kirjaukset tehdään ja minkälaisia yhteenvetoja näiden tietojen perusteella täytyy voida laatia.

Kirjanpitoa koskeva lainsäädäntö koostuu vuoden 1997 voimaan astuneista kirjanpitolaista (KPL) ja kirjanpitoasetuksesta (KPA). Nämä ottavat nykyään huomioon EY:n tilinpäätösdirektiivien esittämät vaatimukset. Vuonna 2004 lakia ja asetusta on viimeksi muutettu. Tällöin lainsäädäntö mukautettiin EU:n asetuksiin. Muutoksen jälkeen kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja täytyy soveltaa julkisesti noteerattujen yritysten konsernintilinpäätöksissä.

KPL:n ja KPA:n lisäksi myös muussa lainsäädännössä on kirjanpitoa koskevia määräyksiä. Tärkeimpiä näistä ovat yhteisölainsäädännön lait. Yrityksen kirjanpidon kannalta keskeinen merkitys on osakeyhtiölailla.

KPL:n mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa on velvollinen pitämään toiminnastaan kirjaa. Liike- ja ammattitoimintaa ei ole täsmällisesti määritelty.

Ensiksi mainitulle on tyypillistä ansaitsemistarkoitus, jatkuvuus, toiminta kolmilla markkinoilla (tuotannontekijä-, suorite- ja rahoitusmarkkinat), vaara saavutetun varallisuuden menettämisestä, palkatun henkilökunnan käyttö ja erilliseen toimipaikkaan sijoittuminen.

Ammattitoiminta on suppeampaa kuin liiketoiminta. Yleensä se on itsenäistä ammatin harjoittamista. Ammatinharjoittajan kirjanpidolle ei aseteta yhtä suuria vaatimuksia kuin liiketoiminnalle.

Myös yhteisömuoto voi velvoittaa kirjanpitoon. Kirjanpitovelvollisia ovat esimerkiksi osakeyhtiö, osuuskunta, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, yhdistys ja asumisoikeusyhdistys. Muita kirjanpitovelvollisia ovat esimerkiksi uskonnolliset yhteisöt, säätiöt sekä vakuutuskassat ja -yhdistykset.

Meno ja tulo

Meno ja tulo ovat kirjanpidon peruskäsitteitä. Käsitteet määritellään yrityksen reaaliprosessin mukaan -- ei siis sen mukaan, milloin raha liikkuu yrityksestä toiseen. Menon ja tulon käsitteitä on siksi syytä lähestyä hiukan etäämpää. Näin näemme, mistä menossa ja tulossa oikein on kysymys.

Yritys tarvitsee tuotantoon tuotannontekijöitä, joita ovat raaka-aineet, tilat (rakennukset, maa-alueet), osaamista, taitotietoa, työvoimaa. Tuotannontekijät yritys hankkii tuotannontekijä- eli ostomarkkinoilta. Yritys valmistaa tuotannontekijöiden avulla erilaisia suoritteita. Suoritteet voivat olla aineellisia tavaroita tai aineettomia palveluja. Suoritteet yritys myy kuluttajille tai muille yrityksille suorite- eli myyntimarkkinoilla. Kolmas yrityksen ympäröimä markkina muodostuu rahoitusmarkkinoista. Rahoitusmarkkinoita tarvitaan, koska yrityksen menot syntyvät yleensä ennen tuloja. Tuote on valmistettava ennen sen myymistä. Tätä ajallista eroa täyttämään tarvitaan ulkopuolista rahoitusta.

Kansantaloustieteen mikrotalouden kannalta yritys on talouselämän perusyksikkö, joka ostaa tuotannontekijöitä tuotannontekijämarkkinoita, yhdistää niitä tuotantoprosessissa ja myy näin syntyneet suoritteet suoritemarkkinoilla tulon aikaansaamiseksi.

Yrityksen kirjanpidossa meno ja tulo määritellään reaaliprosessin kautta. Menolla tarkoitetaan tuotannontekijän hankintahintaa. Meno syntyy, kun tuotannontekijä vastaanotetaan yritykseen. Tulo taas on suoritteen myyntihinta. Tulo syntyy, kun suorite luovutetaan ostajalle. Meno ja tulo eivät siis synny silloin, kun yritys laskuttaa asiakasta tai vastaanottaa rahaa asiakkaalta.

Kassameno ja kassatulo taas määritellään rahaprosessin kautta. Kassameno on tuotannontekijän hankinnasta aiheutuva kassastamaksu. Kassatulo puolestaan syntyy, kun suoritteiden myynnistä saadaan maksu kassaan. Kassa tarkoittaa tässä yhteydessä käteiskassan ohella myös pankkitileillä olevia varoja.

Menon tai tulon syntyminen ei välttämättä merkitse rahan liikkumista suuntaan tai toiseen. Velaksiostoissa meno syntyy ennen kassamenoa, velaksimyynnissä tulo syntyy ennen kassatuloa. Jos yritys saa ennakkomaksuja, kassatulo edeltää tuloa. Jos yritys maksaa ennakkoja, kassameno muodostuu ennen menoa. Käteiskaupassa eroa luonnollisestikaan ei ole.

Lue lisää

Kirjanpito, erityisesti yrityksen kirjanpito on hyvin laaja aihepiiri. Tässä blogissa raapaistaan vain kirjanpidon pintaa - tarkoitus ei ole tehdä lukijasta kirjanpitäjää. Tavoitteena on antaa ainoastaan perustiedot kirjanpitoon liittyvistä kysymyksistä, jotta esimerkiksi yksityisyrittäjäksi aikova ymmärtäisi kirjanpidon lähtökohdat.

Kirjanpidosta on kirjoitettu monia hyviä oppikirjoja. Esimerkiksi seuraavia voin suositelle kenelle tahansa, joka tarvitsee perustietoja pienyrityksen kirjanpidosta.

1. Eeva-Mari Ihantola, Pasi Leppänen: Yrityksen kirjanpito. Perusteet ja sovellusharjoitukset. 2. uud. laitos. Gaudeamus, Helsinki 2008.
2. Soile Tomperi, Käytännön kirjanpito. Useita painoksia.
3. Jarmo Leppiniemi, Tapani Kykkänen: Kirjanpito, tilinpäätös ja tilinpäätöksen tulkinta. WSOYPro, Helsinki 2007 (useita painoksia).