Kirjanpito tekemättä - ehdollista vankeutta

Kirjanpitovelvollisen on pidettävä kirjaa. Jos kirjanpito on jäänyt tekemättä, siitä voidaan tuomita ankariakin rangaistuksia.

Kesäkuussa 2009 Varkauden käräjäoikeus tuomitsi kaksi miestä ehdonalaiseen vankeuteen kirjanpitorikoksesta. Varkaudessa toiminut kommandiittiyhtiö oli pyörittänyt kymmenien tuhansien eurojen liikevaihtoa, mutta kirjanpito ja tilinpäätös oli jäänyt tekemättä.

Kommandiittiyhtiön vastuullinen yhtiömies, määrättiin kuuden kuukauden ehdollisen vankeusrangaistuksen lisäksi liiketoimintakieltoon kolmen vuoden ajaksi. Toinen osakas sai neljän kuukauden ehdollisen vankeustuomion saman yhtiön edustajana ja todellista määräysvaltaa käyttävänä tahona, kertoo Warkauden Lehti.

Ohjeita tilitoimiston kanssa asioimista varten

Aloittelevan yrittäjän kannattaa valita alusta alkaen ammattitaitoinen ja mieluiten auktorisoitu tilitoimisto. Auktorisointi tarkoittaa, että tilitoimisto on Tili-instituuttisäätiön hyväksymä.

Taloushallintoliitto puolestaan valvoo, että tilitoimisto noudattaa hyvää tilitoimistotapaa. Kannattaakin tutustua Taloushallintoliiton internet-sivuihin, joista löydät paljon arvokasta tietoa.

Tee tilitoimiston kanssa kirjallinen sopimus. Valmiita sopimusmalleja löydät edellä mainituilta Taloushallintoliiton verkkosivuilta. Sopimuksessa sovitaan myös siitä, miten kirjanpitoaineisto toimitetaan tilitoimistolle.

Esimerkiksi arvonlisäverolaskentaa varten kirjanpidon aineisto olisi hyvä toimittaa esimerkiksi myyntikuukautta seuraavan kuukauden 20 päivään mennessä. Palkanlaskenta voidaan usein hoitaa viikossa. Nämä ajat riippuvat kuitenkin tilitoimiston aikatauluista ja yrityksen ja tilitoimiston välillä tehdystä sopimuksesta.

Kirjanpidon järjestäminen

Yritystoimintaa aloitettaessa on heti alusta alkaen huolehdittava siitä, että yrityksen kirjanpito on kunnossa. Useimmat yrittäjät ulkoistavat kirjanpidon jollekin tilitoimistolle, mutta perusasiat on syytä tuntea itse.

Seuraava yksitoistakohtainen luettelo perustuu Yrityksen perustajan opas -kirjassa (Edita) esitettyyn muistilistaan asioista, jotka on otettava huomioon, kun kirjanpitovelvollisuus alkaa.

1. Perusta yritykselle oma pankkitili. Sitä käytetään vain yrityksen rahaliikennettä varten.
2. Ohjaa kaikki yrityksen maksutapahtumat tapahtumaan pankkitilin kautta.
3. Vältä kassatapahtumia, ellei yritystoiminta pidä sisällään käteismyyntiä.
4. Organisoi saapuvien laskujen käsittely ja maksaminen järjestelmälliseksi. Hävitä ylimääräiset laskut, mutta talleta rahtikirjat ja kuormakirjat laskun mukaan. Järjestelmän avulla sinun on kyettävä selvittämään joka hetki, mitkä laskut ovat vielä maksamatta.
5. Tarkista aina, että tiliotteella on tarvittavat tositetiedot liiketapahtumista. Karhua puuttuvat tiedot heti.
6. Yksityisvarallisuuden muutokset eivät kuulu kirjanpitoon. Siirrot yksityisvarallisuuden ja yrityksen välillä kuuluvat. Niistä tarvitaan tositteet. Tosite on päivätty, numeroitu, selkokielinen asiakirja.
7. Organisoi laskutus, myyntireskontra ja saatavien perintä. Myyntireskontran avulla selvitetään asiakkaiden myynti- ja maksutapahtumat. Sen avulla selvitetään myös, keiden maksamattomista laskuista saamiset muodostuvat.
8. Hoida yrityksen paperiasiat yhdessä paikassa.
9. Palkkaa tilitoimisto, ellet hallitse kirjanpitoa itse. Noudata pelisääntöjä.
10. Huolimaton taloudenpito saattaa olla kirjanpitorikkomus tai kirjanpitorikos. Ne ovat rangaistavia tekoja.
11. Yrityksen tuloksellisuutta, maksuvalmiutta ja vakavaraisuutta arvioidaan kirjanpitoon kerättyjen tietojen perusteella. Tunnuslukujen laskelminen ja vertailu on hyödytöntä, jos kirjanpito ei sisällä oikeita ja riittäviä tietoja varoista, veloista, tuloista, menoista ja rahoitustapahtumista.

Tilinpäätös ja toimintakertomus

Tilinpäätös koostuu kirjanpitolain mukaan neljästä osasta: tase, tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja liitetiedot. Tase kuvaa tilinpäätöspäivän taloudellista tilannetta, tuloslaskelma tilikauden tuloksen muodostumista, rahoituslaskelma esittää selvityksen varojen hankinnasta ja käytöstä. Liitetiedot puolestaan täydentävät kolmessa muussa osassa annettuja tietoja.

Kaikkien yritysten ei tarvitse laatia rahoituslaskelmaa. Rahoituslaskelman laatiminen edellytetään julkisilta osakeyhtiöiltä sekä suurilta yksityisiltä osakeyhtiöiltä ja osuuskunnilta.

Kirjanpitovelvollinen on suuri, jos vähintään kaksi seuraavista ehdoista toteutuu tilikaudella ja sitä edeltäneellä tilikaudella:

• liikevaihto on vähintään 7,3 miljoonaa euroa
• taseen loppusumma vähintään 3,65 miljoonaa euroa
• palveluksessa on tilikauden aikana keskimäärin 50 henkilöä

Tilinpäätöksen lisäksi kirjanpitovelvollisten on laadittava toimintakertomus. Toimintakertomus ei ole osa tilinpäätösta, eikä sitä edellytetä kaikilta kirjanpitovelvollisilta. Suurten kirjanpitovelvollisten ja pörssiyritysten on kuitenkin aina laadittava toimintakertomus.

Tilinpäätöksen tulee noudattaa kirjanpitolaissa määriteltyjä yleisperiaatteita. Siten tilinpäätöksen on annettava oikeat ja riittävät tiedot, ja tilinpäätös on laadittava yleisiä tilinpäätösperiaatteita noudattaen.

Kirjanpitolain mukaan yleiset tilinpäätösperiaatteet ovat:

• Jatkuvuuden periaate. Kirjanpitovelvollisen oletetaan toimivan jatkossakin.
• Johdonmukaisuuden periaate. Samoja tilinpääöksen laatimisperiaatteita tulee noudattaa tilikaudesta toiseen.
• Sisältöpainotteisuuden periaate. Tärkeää on liiketapahtuman tosiasiallinen sisältö, eikä sen muoto.
• Varovaisuuden periaate. Tilinpäätöksessä saa esittää ainoastaan toteutuneet voitot. Tilinpäätöksessä on vähennettävä kaikki poistot ja arvonalentumiset. Lisäksi on otettava huomioon ennakoitavissa olevat vastuut ja menetykset.
• Tasejatkuvuuden periaatteen mukaan tilinavaus perustuu edellisen tilikauden taseeseen.
• Suoriteperusteisuuden mukaan tuotot ja kulut otetaan huomioon riippumatta maksupäivästä.
• Erillisarvostuksen periaatteen mukaan kaikki erät arvostetaan erillisenä. Liiketapahtumia ei saa netottaa.
  

Kirjanpito perustuu tositteisiin

Yrityksen tai minkä tahansa muun kirjanpitovelvollisen kirjanpito perustuu liiketapahtumia kuvaavaan tositeaineistoon. Tosite on voi olla paperimuotoinen tai sähköisessä muodossa.

Perinteisesti tositteet ovat paperia. Tositteita ovat esimerkiksi laskut, tiliotteet, rahtikirjat, pöytäkirjat, kuitit käteismaksusta, kassakoneen nauhat ja sopimukset.

Nykyään aineisto on yhä useammin pelkästään sähköisessä muodossa: tiliotteet ovat tiedostoja, samoin laskut, elektroniset laskut ja muut tiedostot.

Kirjanpitoon liitettävien tositteiden tulee olla alkuperäisiä. Ne on osoitettu kirjanpitovelvolliselle ja niissä on myös tositteen antajan nimi ja osoite. Kaikkien merkintöjen pitää olla selviä ja pysyvällä tavalla merkittyjä. Merkintöjen perusteella täytyy olla nähtävissä, minkälaisesta liiketapahtumasta on kyse.

Tositteiden säilyttämisestä täytyy pitää hyvää huolta. Kaikista kirjanpitoon merkittävistä tapahtumista täytyy säilyttää tosite. Paperiset tositteet järjestetään kirjanpitoa varten aikajärjestykseen ja numeroidaan.

Tilinpäätöksen laatiminen

Tilikauden päättyessä on laadittava tilinpäätös. Tilinpäätöksen keskeiset osat ovat tase ja tuloslaskelma. Tase kuvaa tilinpäätöspäivän rahoitusasemaa ja tuloslaskelma paljastaa tilikauden tuloksen. Osalta kirjanpitovelvollisia edellytetään lisäksi rahoituslaskelman laatiminen. Näihin osiin liitetään vielä liitetietoja. Suurten kirjanpitovelvollisten on lisäksi laadittava toimintakertomus.

Täysin tarkka tase ja tilinpäätös voidaan laatia vain yrityksen koko eliniältä eli totaalikaudelta. Useimmat yritykset kuitenkin toimivat vuodesta toiseen, kenties vuosikymmenien tai jopa vuosisatojen ajan. Tällöin totaalikauden laskelmia ei voida tehdä. Käytännössä yrityksen tulos ja tase selvitetään yhden tilikauden ajalta.

Yleensä tilikauden pituus on 12 kuukautta. Suomen kirjanpitolain mukaan tilikausi voi alkaa minä päivän hyvänsä. Eri maissa säädökset vaihtelevat tässä suhteessa. Joissakin maissa edellytetään, että tilikausi on kalenterivuosi. Toisissa vaaditaan, että tilikausi alkaa kuukauden alussa. Suomessakin pankkien tilikausi on määrätty kalenterivuodeksi.

Tilinpäätöksessä kirjanpidon tilit päätetään tasetilille ja tulostilille. Yrityksen varat ja velat päätyvät taseeseen, tuotot ja kulut tulostilille.

Kaksinkertainen kirjanpito: tili, debet ja kredit

Yritykset käyttävät niinsanottua kaksinkertaista kirjanpitoa. Tällöin kukin tapahtuma merkitään kahdelle tilille. Jokainen tili puolestaan koostuu kahdesta puolesta: debet-puolesta ja kredit-puolesta.

Sana tilin voi tuntua hämäävältä. Kirjanpitoon tutustuvan pitää muistaa, että tilillä ei ole mitään tekemistä esimerkiksi pankkitilin kanssa. Kyse on vain kirjanpidon apuvälineestä, sillä kirjanpidossa kirjaukset tehdään tileille.

Tili koostuu kahdesta puolesta. Tilin vasen puoli on nimeltään debet ja oikea puoli kredit.

Kaksinkertaisen kirjanpidon peruslähtökohta on, että rahatilin (kassatili, pankkitili) debet-puolelle merkitään yritykseen saapuva raha. Maksetut rahat merkitään saman tilin kredit-puolelle.

Koska kyse on kaksinkertaisesta kirjanpidosta, merkitään sama liiketapahtuma aina myös jollekin toiselle tilille. Tätä kutsutaan vastakirjaukseksi. Kulloinkin käytettävä toinen tili valitaan tapahtuman luonteen mukaisesti. Yrityksissä voidaan käyttää esimerkiksi tilejä "ostot", "myynnit", "koneet ja kalusto".

Kirjanpidon tehtävät

Mihin yritys - tai muu kirjanpitovelvollinen - oikeastaan tarvitsee kirjanpitoa? Paitsi että lainsäädäntö edellyttää kirjanpitovelvollisilta kirjanpitämistä, kirjanpidolle on myös käytännöllisiä syitä.

Kirjanpidolla on kolme perustehtävää: erilläänpitotehtävä, tuloksenlaskutehtävä ja hyväksikäyttötehtävä.

Erilläänpitotehtävällä tarkoitetaan sitä, että kirjanpito erottaa kirjanpidon kohteen liiketapahtumat muiden talousyksiköiden tapahtumista. Kirjanpidossa rekisteröidään talousyksikön ja sitä ympäröivien markkinoiden välisiä liiketapahtumia (menoja, tuloja ja rahoitustapahtumia).

Tuloksenlaskentatehtävän mukaan kirjanpidon avulla selvitetään yrityksen tulos. Oliko toiminta tilikauden aikana kannattavaa vai tappiollista?

Hyväksikäyttötehtävän mukaan kirjanpito muodostaa tietolähteen monenlaisille selvityksille. Kirjanpidon sisältämää tietoa tarvitaan esimerkiksi kustannuslaskennassa, investointilaskelmissa, hinnoittelussa ja budjetoinnissa.

Kirjanpitovelvollisuus

Kirjanpito on yrityksen taloudellisten tapahtumien järjestelmällistä muistiin merkitsemistä. Lainsäädäntö määrää, mitkä tapahtumat kirjanpitoon on merkittävä, miten kirjaukset tehdään ja minkälaisia yhteenvetoja näiden tietojen perusteella täytyy voida laatia.

Kirjanpitoa koskeva lainsäädäntö koostuu vuoden 1997 voimaan astuneista kirjanpitolaista (KPL) ja kirjanpitoasetuksesta (KPA). Nämä ottavat nykyään huomioon EY:n tilinpäätösdirektiivien esittämät vaatimukset. Vuonna 2004 lakia ja asetusta on viimeksi muutettu. Tällöin lainsäädäntö mukautettiin EU:n asetuksiin. Muutoksen jälkeen kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja täytyy soveltaa julkisesti noteerattujen yritysten konsernintilinpäätöksissä.

KPL:n ja KPA:n lisäksi myös muussa lainsäädännössä on kirjanpitoa koskevia määräyksiä. Tärkeimpiä näistä ovat yhteisölainsäädännön lait. Yrityksen kirjanpidon kannalta keskeinen merkitys on osakeyhtiölailla.

KPL:n mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa on velvollinen pitämään toiminnastaan kirjaa. Liike- ja ammattitoimintaa ei ole täsmällisesti määritelty.

Ensiksi mainitulle on tyypillistä ansaitsemistarkoitus, jatkuvuus, toiminta kolmilla markkinoilla (tuotannontekijä-, suorite- ja rahoitusmarkkinat), vaara saavutetun varallisuuden menettämisestä, palkatun henkilökunnan käyttö ja erilliseen toimipaikkaan sijoittuminen.

Ammattitoiminta on suppeampaa kuin liiketoiminta. Yleensä se on itsenäistä ammatin harjoittamista. Ammatinharjoittajan kirjanpidolle ei aseteta yhtä suuria vaatimuksia kuin liiketoiminnalle.

Myös yhteisömuoto voi velvoittaa kirjanpitoon. Kirjanpitovelvollisia ovat esimerkiksi osakeyhtiö, osuuskunta, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, yhdistys ja asumisoikeusyhdistys. Muita kirjanpitovelvollisia ovat esimerkiksi uskonnolliset yhteisöt, säätiöt sekä vakuutuskassat ja -yhdistykset.

Meno ja tulo

Meno ja tulo ovat kirjanpidon peruskäsitteitä. Käsitteet määritellään yrityksen reaaliprosessin mukaan -- ei siis sen mukaan, milloin raha liikkuu yrityksestä toiseen. Menon ja tulon käsitteitä on siksi syytä lähestyä hiukan etäämpää. Näin näemme, mistä menossa ja tulossa oikein on kysymys.

Yritys tarvitsee tuotantoon tuotannontekijöitä, joita ovat raaka-aineet, tilat (rakennukset, maa-alueet), osaamista, taitotietoa, työvoimaa. Tuotannontekijät yritys hankkii tuotannontekijä- eli ostomarkkinoilta. Yritys valmistaa tuotannontekijöiden avulla erilaisia suoritteita. Suoritteet voivat olla aineellisia tavaroita tai aineettomia palveluja. Suoritteet yritys myy kuluttajille tai muille yrityksille suorite- eli myyntimarkkinoilla. Kolmas yrityksen ympäröimä markkina muodostuu rahoitusmarkkinoista. Rahoitusmarkkinoita tarvitaan, koska yrityksen menot syntyvät yleensä ennen tuloja. Tuote on valmistettava ennen sen myymistä. Tätä ajallista eroa täyttämään tarvitaan ulkopuolista rahoitusta.

Kansantaloustieteen mikrotalouden kannalta yritys on talouselämän perusyksikkö, joka ostaa tuotannontekijöitä tuotannontekijämarkkinoita, yhdistää niitä tuotantoprosessissa ja myy näin syntyneet suoritteet suoritemarkkinoilla tulon aikaansaamiseksi.

Yrityksen kirjanpidossa meno ja tulo määritellään reaaliprosessin kautta. Menolla tarkoitetaan tuotannontekijän hankintahintaa. Meno syntyy, kun tuotannontekijä vastaanotetaan yritykseen. Tulo taas on suoritteen myyntihinta. Tulo syntyy, kun suorite luovutetaan ostajalle. Meno ja tulo eivät siis synny silloin, kun yritys laskuttaa asiakasta tai vastaanottaa rahaa asiakkaalta.

Kassameno ja kassatulo taas määritellään rahaprosessin kautta. Kassameno on tuotannontekijän hankinnasta aiheutuva kassastamaksu. Kassatulo puolestaan syntyy, kun suoritteiden myynnistä saadaan maksu kassaan. Kassa tarkoittaa tässä yhteydessä käteiskassan ohella myös pankkitileillä olevia varoja.

Menon tai tulon syntyminen ei välttämättä merkitse rahan liikkumista suuntaan tai toiseen. Velaksiostoissa meno syntyy ennen kassamenoa, velaksimyynnissä tulo syntyy ennen kassatuloa. Jos yritys saa ennakkomaksuja, kassatulo edeltää tuloa. Jos yritys maksaa ennakkoja, kassameno muodostuu ennen menoa. Käteiskaupassa eroa luonnollisestikaan ei ole.

Lue lisää

Kirjanpito, erityisesti yrityksen kirjanpito on hyvin laaja aihepiiri. Tässä blogissa raapaistaan vain kirjanpidon pintaa - tarkoitus ei ole tehdä lukijasta kirjanpitäjää. Tavoitteena on antaa ainoastaan perustiedot kirjanpitoon liittyvistä kysymyksistä, jotta esimerkiksi yksityisyrittäjäksi aikova ymmärtäisi kirjanpidon lähtökohdat.

Kirjanpidosta on kirjoitettu monia hyviä oppikirjoja. Esimerkiksi seuraavia voin suositelle kenelle tahansa, joka tarvitsee perustietoja pienyrityksen kirjanpidosta.

1. Eeva-Mari Ihantola, Pasi Leppänen: Yrityksen kirjanpito. Perusteet ja sovellusharjoitukset. 2. uud. laitos. Gaudeamus, Helsinki 2008.
2. Soile Tomperi, Käytännön kirjanpito. Useita painoksia.
3. Jarmo Leppiniemi, Tapani Kykkänen: Kirjanpito, tilinpäätös ja tilinpäätöksen tulkinta. WSOYPro, Helsinki 2007 (useita painoksia).